beter

ondernemen met Lucia Marthas.

Bij Lucia Marthas Institute for Performing Arts draait alles om dans. Van de allerkleinsten tot volwassenen, iedereen kan les krijgen in vele dansstijlen, waaronder ballet, hiphop en latin. Naast het recreatieve dansen verzorgt Lucia Marthas ook mbo- en hbo-opleidingen. Studenten worden opgeleid tot danser, dansleider of dans-assistent waarna ze aan de slag kunnen als uitvoerend danser in de entertainmentbranche en musicals, of zelf les kunnen geven als dansdocent.

“Van de automatiseringsslag bij onze dansschool hebben drie organisaties profijt”

Bij een dansschool denk je aan dansende mensen en niet zozeer aan de financiële administratie. Toch kreeg Mascha van Trier te maken met drie administraties, toen zij aan de slag ging bij Lucia Marthas als Beleidsmedewerker. Dat betekende toen nog veel handmatig werk. Samen met Beter Ondernemen maakte zij een automatiseringsslag waarmee niet alleen de dansschool veel tijd bespaard, maar ook de samenwerkende scholen.

Op het moment dat Mascha bijna twee jaar geleden solliciteerde bij Lucia Marthas kwamen er twee vacatures vrij: die van de financieel manager en van de leerlingenadministrateur. “Zelf heb ik een financiële achtergrond, maar jaarrekeningen opmaken doe ik niet. Uiteindelijk werd er gekozen om één persoon in vaste dienst te nemen. Dat werd ik en op de achtergrond zou een accountant meekijken. Dat werd Laurens Driesser van Beter Ondernemen, die ik nog kende van een eerdere organisatie waar ik werkte.”

Lucia Marthas verzorgt vooropleidingen en lessen in recreatief dansen. Daarnaast worden er mbo- en hbo-opleidingen aangeboden in samenwerking met respectievelijk de scholen Noorderpoort en Hanzehogeschool. De verbindingen met de scholen maakte de financiële administratie echter wel lastig. Inkoopfacturen werden gebundeld in bestanden, zodat deze ter goedkeuring naar de coördinatoren konden worden gestuurd. Als er één of meerdere facturen niet akkoord waren, moesten die uit het bestand worden gehaald. “Dat kostte veel tijd en het verhoogde de kans op fouten, omdat we de facturen ook handmatig inboekten,” legt Mascha uit.

Slimmer en moderner

Toen zij de samenwerking aanging met Laurens Driesser was dit dan ook een van de eerste zaken die zij wilde aanpakken. “We voeden drie administraties, maar hoeven als Lucia Marthas maar één administratie te voeren. Desondanks kostte het veel tijd en dat wilde ik slimmer en moderner aanpakken.” Inmiddels gaan alle losse facturen na de controle naar het autoriseerprogramma Zenvoices, waarbij ze meteen worden toegewezen aan een van de drie administraties. De desbetreffende coördinator kan de factuur goed- of afkeuren. Daarna gaat deze automatisch door naar de crediteurenadministratie. “Aangezien wij als Lucia Marthas een eigen budget hebben bij de scholen, moet ik ook alle facturen goedkeuren, maar door dit programma goed in te richten hebben we het proces over de hele linie versneld. Ook de scholen scheelt het veel tijd, want facturen worden één-op-één doorgezet naar hun eigen systeem.”

Controleren, jaarrekening en advies

Mascha is blij met de hulp van buitenaf. “Zelf ben ik verantwoordelijk voor de financiële administratie en bereid alles voor. Laurens controleert, verzorgt de btw-aangiften en ondersteund bij het opstellen van de jaarrekening. Maar vooral het stukje advies dat hij daarbij geeft, is waardevol. Hij denkt echt mee. Zo heeft hij niet alleen geholpen met de automatisering, maar ook bij het stukje waar we nu mee bezig zijn, is hij betrokken; de koppeling tussen ons financiële pakket en de leerlingenadministratie. Die koppeling is echt essentieel.”

Ook het opmaken en goedkeuren van de jaarrekening was snel geregeld door Beter Ondernemen en de beoordelend accountant. “We waren lekker op tijd! Dat heeft de automatisering dus ook opgeleverd. Als we tussentijds iets willen verbeteren, dan is dat mogelijk. Aan het einde van het boekjaar scheelt dat wederom veel werk en dus tijd.”