Een bedrijf dat snel groeit, is de droom van iedere ondernemer. Toch zit er een mindere kant aan dit mooie nieuws, want het betekent ook meer administratie. En dat terwijl 9 van de 10 ondernemers de administratie helemaal niet leuk vinden. Hoe gaat een snelgroeiend bedrijf samen met een overzichtelijke financiële huishouding? Tijd om een goede basis neer te zetten, met of zonder de hulp van een Financial Business Partner. Eigenlijk is het heel simpel: zonder een goede basis kun je niks!

Een veelvoorkomend beeld: een ondernemer gaat enthousiast van start, opent een bankrekening en met de pinpas worden de betalingen afgehandeld. In het begin gaat dit goed, maar na een groeispurt wordt het moeilijker. Het inzicht in de openstaande rekeningen is er niet, met herinneringen als gevolg. De ondernemer weet dat het verstandig is om een van de werknemers te vragen om dit deel over te nemen. Echter kan het eng zijn om iemand anders inzicht te geven in hoe het ervoor staat met jouw bedrijf.

Gelukkig is er een middenweg! Standaardisering en centralisering zijn hierbij de toverwoorden. Maar waar ligt het omslagpunt om de boekhouding echt goed in te richten? Volgens de Financial Business Partners van Beter Ondernemen is het bij veertig transacties per maand echt tijd om orde op zaken te stellen. Dus heb je meer dan veertig regels op je bankafschrift, onderneem dan actie.

Centralisering: alle inkoopfacturen op één plek

Centralisering is niet moeilijk. Zorg ervoor dat alle inkoopfacturen naar één adres gaan. Dat is al te realiseren door een speciale finance mailbox aan te maken. Zorg ervoor dat leveranciers weten dat zij hun facturen altijd naar dat adres moeten sturen. Op die manier schep je niet alleen inzicht in wat er nog betaald moet worden, maar het geeft je ook de keuze wanneer je iets gaat betalen. Je werkt hiermee aan je liquiditeitsplanning, want zo kun je bepalen wanneer het voor jou handig is om te betalen. Doe dit uiteraard wel binnen de betalingstermijn, maar als cashflow een item is, kan dit echt lucht geven. Zeker als er ‘gat’ zit tussen de in- en verkoop van de producten of wanneer het gaat om grote bedragen. Heb je de factuur betaald of ingepland? Dan kan de factuur in je mailbox verhuizen naar het mapje ‘Betaald’. Dan blijft de mailbox ook overzichtelijk.

Standaardisering van de in- en verkoop en bankzaken

Het instellen van een finance mailbox is eigenlijk al een eerste stap naar standaardisering, waarbij we de inkoop, verkoop en bankzaken als aparte processen gaan bekijken en behandelen. Inkoop hebben we dus geregeld. Check! Door naar de verkoop. Als snelgroeiend bedrijf wordt het tijd om een verkoopsysteem in te stellen dat kan ondersteunen in het primaire verkoopproces. Een Financial Business Partner weet precies hoe je deze het beste kunt inrichten; wat noodzakelijk is en wat handig is voor jouw specifieke situatie.

Als je hier de juiste tools voor gebruikt kun je zelfs gave dingen doen! Denk aan de verkoop factuur voorzien van een iDeal link en automatische herinneringen. Zo’n iDeal link heeft als bijkomend voordeel dat jij je geld sneller ontvangt. Sowieso raden de Financial Business Partners van Beter Ondernemen aan om zoveel mogelijk betalingsverkeer digitaal te laten verlopen. Niet omdat dit voor het overzicht veel uitmaakt (met cash geld kun je net zoveel inzicht creëren), maar digitaal maakt het wel minder complex. Daarbij is het volgen van dat tientje administratief gezien heel duur en met het geld storten bij de bank zijn ook nog eens kosten gemoeid!

Zoveel mogelijk digitaal afhandelen dus. Als ondernemer is het verstandig om het boekhoudpakket te koppelen met je bankrekening. Op die manier krijg je automatisch de bankmutaties in je boekhouding. Tevens kun je de inkoopfacturen betaalbaar stellen via de boekhouding. Hierdoor hoef je niet steeds leverancier, bedrag, omschrijving etc. over te typen. Dat scheelt tijd en het voorkomt typefouten. Ander bijkomend voordeel is, dat je een betaaldatum kunt inplannen. Ook al betaal je niet à la minute, die factuur is in ieder geval al afgehandeld. Zo stapelt het werk niet op!

Onderscheid in bevoegdheden

Moet je dit als ondernemer allemaal zelf afhandelen? We horen het je denken… Goed nieuws! Dat hoeft niet. Een verkoopmedewerker kan prima de facturen versturen, maar dit kan ook een andere werknemer doen. Stel wel bepaalde machtigingen in voor je bankrekening. Een bank kan bijvoorbeeld een speciale pas aanmaken, waar een werknemer wel mee kan inzien, maar niet mee kan betalen.

Daarnaast krijg jij een eigenaarspas waar je wel alles mee kunt. Op die manier voorkom je dat een medewerker met jouw geld naar een zonnig oord verdwijnt. Klinkt misschien stom en wantrouwig, maar het komt vaker voor dan je denkt. Aan de inkoopkant kun je een vergelijkbare constructie – de autorisatieslag – inbouwen, waarbij een werknemer boven een bepaald bedrag goedkeuring moet vragen aan jou als eigenaar voor het doen van betalingen.

Inzicht is essentieel

Door te centraliseren en standaardiseren schep jij inzicht. Als ondernemer met een snelgroeiend bedrijf is dat ook nodig, want ook al heb je alle blogs van Beter Ondernemen gelezen over bijvoorbeeld investeren en financieren, als je niet weet waar je staat, heeft dat allemaal geen zin. Dat klinkt vervelend, maar het is wel de waarheid. De Financial Business Partners staan klaar om te helpen dit inzicht te creëren, om het van voor tot achter in te regelen of om het proces volledig over te nemen. Ben jij die ondernemer die administratie niet leuk vindt? Dan kan Beter Ondernemen veel voor jou betekenen: van procesbewaker tot procesarchitect of procesbeheerder.