2023 mogen we al wel betitelen als het jaar waarin AI is omarmd. AI is niet langer alleen voor ‘nerds’ (met alle respect!), maar ook voor de grote massa. Alles wordt opnieuw tegen het daglicht gehouden, want dat AI een grote impact heeft of gaat hebben, dat staat inmiddels vast. Ook voor de financiële sector. Er wordt zelfs al gesproken over dat finance professionals transformeren tot dataverzamelaars- en analisten. Maar is dat ook echt het geval? Of is er ruimte voor een andere visie?

De chef van de boekhouding wordt geen data-analist, verwacht accountant Laurens Driesser van Beter Ondernemen. “Daar heb je een heel ander type persoon voor nodig. Wat wel vaststaat is dat de volgende generatie geen formulieren handmatig meer gaat invullen en archiveren. De basisvaardigheden worden anders door de inzet van AI en Robotica. Dat is alleen maar goed, want het betekent een vergaande administratieve robotisering.”

Een stap te ver voor het mkb

Die administratieve ondersteuning zit ‘m in het feit dat finance professionals erbij zijn gebaat dat ze alles maar één keer hoeven aan te ‘raken’ en er daarna ook echt iets mee kunnen. Processen standaardiseren en digitaliseren is niet alleen een logisch gevolg op de toenemende hoeveelheid data die een organisatie tegenwoordig vergaart. Het is noodzakelijk om zelf niet gek te worden, maar het kan ook helpen om de administratieve keten slimmer in te richten en dus te optimaliseren. Tegelijkertijd groeit de druk om data gedreven besluiten te nemen. Betekent dit alles dat ieder bedrijf een ERP-systeem moet aanschaffen dat alles kan? “Oracle en SAP zijn wellicht de meest bekende ERP-systemen. Ze zijn echter zwaar en duur om te implementeren en vaak een stap te ver voor mkb-bedrijven,” aldus Laurens Driesser. “Het is veel beter om te kijken naar wat een organisatie al wel heeft en dat beter in te richten.”

Het optimalisatieproces dat Beter Ondernemen doorloopt kent meestal vier stappen:

1/ Het proces in kaart brengen

De ondernemer in het mkb weet precies de kern van zijn onderneming. Hoe de verschillende processen in elkaar steken, zoals facturatie. Het is zaak om dat eerst helder te hebben.

2/ De mens achter het werk

Per proces bekijken we wie wat doet. En of dat goed gaat, of dat er mogelijkheden zijn om zaken te verbeteren. Daar kunnen meerdere oorzaken aan ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld dat een proces telkens vertraging oploopt, maar ook het gebrek aan kennis kan gevolgen hebben.

3/ Wat wordt het plan?

In deze fase bepalen we samen met de ondernemer/onderneming de stip op de horizon. Wat willen we optimaliseren en op welke manier gaan we dat bewerkstelligen?

4/ Een passend pakket

De grote vraag is dan: kunnen we onze plannen uitvoeren met de reeds aanwezige pakketten? Of missen we functionaliteiten in deze pakketten, waardoor we een ander programma ernaast moeten zetten? Of moet er een heel ander pakket worden aangekocht?

Volgens Laurens Driesser hangt dat laatste helemaal van de aard van de organisatie af. “Ieder bedrijf is uniek. Het maakt voor ons als accountants en financieel business partners niet uit met welke pakketten we werken, als het voor de klant maar werkt! Vaak maken mkb-bedrijven gebruik van standaard systemen binnen hun branche, maar zetten nog niet de helft van de functionaliteiten in. Dan is het zaak om dat als Beter Ondernemen goed in te richten. Soms komt het ook voor dat een systeem bijvoorbeeld wel verkoopfacturen kan maken, maar dat het geen echte boekhouding is. Of dat er geen analyses mee kunnen worden gemaakt. Dan zetten we dat ernaast. Vaak is tachtig procent van het vraagstuk al opgelost, op een eenvoudige, flexibele en goedkope manier.”

Voordelen AI en Robotica

Uiteraard heeft Beter Ondernemen haar eigen voorkeuren als het gaat om (boekhoud)pakketten. “Het liefste gebruiken we systemen die al met AI en Robotica bezig zijn,” aldus de accountant. AI kan perfect worden gebruikt bij data-analyses en het maken van voorspellingen. Robotica is ideaal om in te zetten bij het automatiseren van processen en het uitvoeren van repetitieve taken. “Administratieve ondersteuning pur sang, want een robot werkt efficiënter, nauwkeuriger en met real-time data.”

Toch ziet Laurens Driesser nog wel wat angst om zich heen op dit gebied. “Maar we moeten het bekijken zoals de machines van vroeger. AI gaat ons helpen onze taken efficiënter uit te voeren. Bij de opkomst van de machines moesten we ze taken leren en zo werkt het met AI en Robotica ook. Het duurt nog wel even voordat we zover zijn dat dat niet meer nodig is en Robotica Accounting een zelfwerkzaam principe wordt.”

Ketenoptimalisatie

Ondertussen kan er met de huidige stand van zaken op het gebied van AI en Robotica al wel de nodige winst worden geboekt. “Door het inzetten van de juiste functionaliteiten en programma’s kunnen we al veel tijd besparen. Bij één casus is dat zelfs opgelopen tot veertig uur per week minder. Dit geeft de mens de ruimte om na te denken over waarom bepaalde kostenposten zo hoog zijn, deze te benchmarken en andere keuzes te maken, wat uiteindelijk leidt tot ketenoptimalisatie.”

Kortom: finance professionals kunnen – samen met Beter Ondernemen – op zoek naar slimme functionaliteiten in de pakketten waar ze nu mee werken en deze eventueel uitbreiden. Voor iedere organisatie en branche is dat anders. En hoewel AI en Robotica nog lang niet zijn uitontwikkeld kan de financiële sector nu al haar voordeel doen met deze technologische ontwikkelingen.