Vind je het ook vervelend als je continu moet vragen of een factuur betaald kan worden? Debiteurenbeheer krijgt niet altijd de aandacht die het nodig heeft bij vele ondernemers. De focus is vaak gericht op het behaalde omzet, terwijl achterstallige betalingen grote problemen met zich kan mee brengen. Wanneer de administratie niet op orde is, kan dit in het ergste geval leiden tot een faillissement. En dat wil je te allen tijde voorkomen. Daarom geven wij in dit artikel uitleg over de betekenis van debiteurenbeheer en 4 tips om het beheer goed te kunnen uitvoeren.
Wat is debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van debiteuren. Dit zijn klanten die nog een openstaande factuur of rekening moeten betalen. Door het beheer goed uit te voeren, zorg je ervoor dat klanten binnen de gestelde termijn de betaling afronden.
De volledige betekenis van debiteurenbeheer luidt als volgt: ‘Alle werkzaamheden die ervoor zorgen dat jouw klanten de openstaande rekeningen betalen. Denk aan het opstellen van betalingsherinneringen, nabellen van openstaande facturen en het versturen van aanmaningen indien dit nodig blijkt te zijn.
Goed beheer is belangrijk voor iedere ondernemer. Hoe langer facturen onbetaald blijven, hoe minder geld jij beschikbaar heb om je personeel of andere leveranciers te betalen. Onderstaand lees je onze tips voor een professionele aanpak van het debiteurenbeheer.
1. Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor het beheren van jouw debiteuren. Het merendeel van jouw klanten zullen de nota’s op tijd betalen. Toch kan het voorkomen dat een factuur open blijf factuur open blijft
staan. De vraag is dan of je voorbereid bent op deze situatie. Je bent voorbereid als je:
- weet wie je klanten zijn. Dit klinkt logisch, maar is belangrijk in de voorbereiding. Kijk bij een nieuwe klant altijd naar de kredietwaardigheid. Hiervoor zijn online tools beschikbaar.
- een goede Algemene Voorwaarden hebt omschreven. Hierin neem je belangrijke aspecten als betalingstermijnen, betalingsafspraken en overige afspraken op.
- de facturen zo snel mogelijk stuurt. Gebruik de termijnen aangegeven in de algemene voorwaarden zodat je hierop kunt terugvallen.
2. Maak tijd vrij voor debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een vak apart en er gaat ongemerkt veel tijd in zitten. Zorg ervoor dat je tijd vrijmaakt voor het goed afhandelen van openstaande facturen. Dit kan door goede afspraken te maken over de precieze werkzaamheden als door iemand binnen het bedrijf aan te wijzen die verantwoordelijk zal zijn voor het debiteurenbeheer. Op deze manier kan er tijdig ingegrepen worden indien de achterstallige rekeningen te veel worden bij een debiteur.
3. Hanteer een tijdsplanning
Net als een goede voorbereiding helpt het hanteren van een tijdsplanning om het debiteurenbeheer goed te laten verlopen. Maak een schema waarin staat vermeldt wanneer je contact met een klant opneemt als de factuur open blijft staan. Stel hiervoor termijnen af voor het versturen van herinneringen en ben consequent in het hanteren van deze termijnen. Hierbij kun je weer terugvallen op de beschreven betalingsperiode in de voorwaarden. Er is ook software die je hierin kan ondersteunen.
4. Schakel een incassobureau in als het moet
Soms is het niet anders en moet een incassobureau ingeschakeld worden. Dit traject zorgt voor meer druk op een debiteur om alsnog het factuur te betalen. Zorg er dus voor dat je zelf korte lijntjes hebt met een incassobureau. Dan kun je snel schakelen mocht de situatie zich voordoen. Door er zelf tussen uit te stappen hoeft dit niet altijd de relatie te beschadigen.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij een professionele aanpak voor het debiteurenbeheer? De financial business partners van Beter Ondernemen helpen je graag verder. Wij ondersteunen de ondernemer op diverse vlakken. Zo zijn we sparringpartner, coach, analist, interim CFO voor veel MKB ondernemingen, en dat vanaf 1 dag per maand. We kijken graag met je mee, op welke manier we voor jouw bedrijf van toegevoegde waarde kunnen zijn.
Voor meer informatie, bezoek onze website www.staging.beter-ondernemen.flywheelsites.com of mail meteen voor een afspraak naar [email protected].