Een budget… Is dat verplicht om te maken? Nee. De belastingdienst vereist dat niet, maar voor jou als ondernemer is het wel heel handig om te budgetteren. Het schept inzicht in hoe jouw bedrijf ervoor staat. Wat er mogelijk is. Waar een oplossing voor moet worden gezocht. Jouw CFO in het mkb weet vast hoe budgetteren werkt. Liever zelf doen? Beter Ondernemen weet raad.

Om maar meteen een veel gemaakte fout recht te zetten: je aan het budget houden is geen doel op zich! Een budget planning is een hulpmiddel. Niet meer en niet minder dan dat. Door te strak te sturen op budget kunnen medewerkers gekke sprongen gaan maken. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken van het budget aan allerlei (zinloze) zaken, uit angst om volgend jaar een kleiner budget te krijgen. Of prestaties tonen die niet behaald zijn. Of juist gemaakte resultaten door te schuiven naar een later moment, omdat de target al gehaald is (en de bonus al binnen).  En dat is nu precies niet de bedoeling! Je stelt een budget vast om jouw plannen te kunnen toetsen. De budget planning is een verbetercyclus van plannen en het maken van keuzes, uitvoeren, controleren en eventueel bijsturen, ook wel de PDCA Cyclus genoemd.

Maar nu eerst, hoe stel je een budget op? Goed om te weten; er zijn verschillende budgetsoorten. Het investeringsbudget (Capex) gaat over de aanschaf van duurzame productiemiddelen (ofwel alle investeringen). De operationele budgetten (Opex) omvatten inkoop, productie en verkoop. Het maakt niet uit welk budget je als eerste onder de loep neemt, maar het liquiditeitsbudget komt sowieso als laatste. Mocht blijken dat de schoen wringt en er dus ergens te weinig geld voor is, dan moet er een oplossing worden gezocht op het gebied van investeringen, kosten of de omzet. Lukt dat niet? Dan moet er worden gekeken naar externe financieringsbronnen.

Budgetplannen maken

De omzet is een goede leidraad bij budgetteren. Wat verwachten we aan sales? Deze inschatting kunnen we maken aan de hand van de cijfers van voorgaande jaren. Ook de kosten zijn redelijk in kaart te brengen op basis van historie. Daarnaast is de grote vraag: wil je investeren? Heb je plannen op het gebied van marketing? Moet er personeel bij? Willen we ons wagenpark uitbreiden, nieuwe machines aanschaffen of naar een ander pand verhuizen? Alles kost geld, dus hoe ga je dit financieren en is dat een slimme zet?

Het budget biedt hierbij overzicht. Zo is het mogelijk om door te rekenen of je het beste kunt leasen, kopen of huren. Ook kan het zijn dat je mogelijkheden in de markt ziet, maar onvoldoende middelen hebt om deze te voorfinancieren. Dan kun je bepalen of de investering een goed idee is. Houd wel altijd rekening met de Netto Contante Waarde wanneer je besluit te investeren met vreemd kapitaal!

Budgetteringsmethoden

Nu zijn er meerdere methoden om het budgetteren aan te vliegen. Het lijkt misschien makkelijk en snel om ervoor te kiezen om de resultaten van het huidige jaar te plussen met een vorm van inflatie. We noemen dat incrementele budgettering. Dit is een handige methode als alles ook voorspelbaar is. Wordt het echter iets minder vanzelfsprekend, dan kiezen we liever voor zero-base budgettering. Hierbij wordt alles opnieuw bekeken, niets is vanzelfsprekend. Je beoordeelt alle posten opnieuw. Bijvoorbeeld de meevallers en tegenvallers van afgelopen jaar; kunnen we die komend jaar weer verwachten? Maar ook; wat hebben we nu nodig? Je kijkt naar alle facetten van jouw organisatie. Hoeveel capaciteit hebben we nodig en wat zijn de gevolgen als het mee- of tegenvalt? Zitten we nog op de juiste locatie? Zijn onze productiemiddelen nog up-to-date of zijn ze juist aan vervanging toe? Zijn de kosten en uitgaven nog in lijn met wat gebruikelijk is in de branche? Kortom; alles wordt opnieuw tegen het licht gehouden. 

Deze budgetteringsmethode kost behoorlijk wat tijd. Mogelijk kies je liever voor een combinatie van deze twee methoden.  Het punt is namelijk dat het budget er vaak na het eerste kwartaal al heel anders uitziet. Puur omdat er zaken in de wereld veranderen. Daarom is het van belang om het budget als hulpmiddel te zien en niet als doel op zich. Er gebeuren altijd dingen die ervoor zorgen dat je je doel niet haalt.

Is het dan wel zinvol om te budgetteren? We horen het je denken… Juist wel! Het geeft een overzicht van de omzet, de kosten en de liquiditeit. Je weet of je op bepaalde momenten wel of niet beschikt over voldoende liquiditeit en kan daarop inspelen, door kosten te schuiven of te financieren. Door van tevoren een budget te maken en te monitoren, heb jij inzichtelijk hoe jouw organisatie functioneert en kan je tijdig actie ondernemen en eventueel bijsturen. Focus hierbij niet alleen op de tegenvallende resultaten. Alle afwijkingen zijn namelijk een ‘probleem’, ook de positieve. Is er bijvoorbeeld meer werk dan verwacht? Dan kan voldoende personeel hebben om het werk uit te voeren, een uitdaging zijn. 

Rolling forecast

Een goede aanvulling op het budget is een ‘rolling forecast’. De wereld verandert snel en dat betekent ook dat de resultaten en verwachtingen van jouw organisatie veranderen. Met een rolling forecast verrijk je per periode (maand of kwartaal) het budget met de gerealiseerde resultaten en hernieuwde verwachtingen. Je houdt altijd wel je budget in het beeld, maar hoe verder het jaar vordert hoe meer afstand er van het oorspronkelijke budget kan ontstaan. Hierdoor is onderzoek naar de verschillen noodzakelijk. Wat zijn de redenen voor deze verschillen? Moet ik iets aanpassen? Door op deze manier te werk te gaan met een rolling forecast, sta je als ondernemer en/of CFO in het mkb nooit voor verrassingen. De rolling forecast toont de realiteit van jouw bedrijf.

Budget planning delen met medewerkers

Rest tot slot de vraag met wie de budget planning moet worden gedeeld? Beter Ondernemen raadt iedere ondernemer en CFO in het mkb aan om de budgetten te delen met de medewerkers. De stip op de horizon of duidelijkheid over de marge van bepaalde kostenposten kan motiverend werken. Niet in de laatste plaats omdat er wellicht een bonusregeling tegenover staat. Het kan net dat zetje zijn om iemand een stapje extra te laten zetten en zijn/haar target te laten halen. Hierbij kan een verkorte versie van delen van het budget ook al heel goed werken.

Het budget is niet heilig

En nog iets om in het achterhoofd te houden: budget is niet heilig. Zeg dus nooit; “dat past niet in het budget”. Soms is juist iets heel verstandig en moet het budget daarom worden aangepast. Het gevaar schuilt erin dat door te krampachtig vast te houden aan het budget, de lange termijnstrategie uit het oog wordt verloren.

Het devies is dan ook: gebruik het budget als objectieve meetlat om korte termijn prestaties te evalueren. Als toetssteen om prestaties op lange termijn te meten (lopen we in de pas?). En zet het in als signaleringssysteem voor (potentiële) uitdagingen die ingrijpen nodig maken. Voor niks meer en niks minder.