Natuurlijk heb jij plannen gemaakt, eind vorig jaar. In december was jij al helemaal klaar voor 2023 en was ook de budgettering rond. Nu het jaar nog maar net twee maanden oud is, ziet de wereld er alweer anders uit en is ook het budget niet meer realistisch. Wat te doen? Stel je forecast bij! Op die manier blijf jij als ondernemer in de lead.
Nu denk je bij een veranderend klimaat mogelijk meteen: het gaat minder. Maar het tegenovergestelde kan ook het geval zijn; het kan ook beter gaan dan verwacht. Echter heeft dat ook gevolgen voor het budget. Het monitoren van het budget is dan ook een belangrijke taak van jou als ondernemer of CFO in het mkb. Een rolling forecast is hierbij een goed instrument. Hierbij werk je het budget van jouw onderneming op gezette tijden bij, zodat deze altijd up-to-date is.
Voor zo’n rolling forecast is het belangrijk dat je scherp hebt welke kosten variabel zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan personeel. Het kan zijn dat je per 1 april iemand extra wilde aannemen, maar dat kan door omstandigheden ook 1 september worden. Of iemand neemt ontslag. Je kan ook voor flexibiliteit kiezen door iemand op freelancebasis aan te nemen of via een detacheringsovereenkomst. Waar je ook voor kiest, het heeft gevolgen voor het budget van jouw onderneming. Een ander voorbeeld van variabele kosten zijn investeringen. Die kun je op ieder moment naar voren halen of juist nog even mee wachten.
Tijdelijk of permanent
Voordat je gaat handelen is het goed om het verschil te analyseren om te ontdekken of het een tijdelijke of permanente verandering is. Zit het verschil aan de kostenkant? Dan is het vaak van tijdelijke aard en is er weinig tot niks aan de hand. Heeft het betrekking op de omzet? Dan is het meestal permanent. Zit je onder de verwachting? Dan moeten jij (en je CFO in het mkb) streng zijn en toegeven; er is minder gepresteerd. Was bijvoorbeeld de verwachting dat je tien nieuwe klanten zou aantrekken en zijn dat er maar vijf? Dan is het goed om je af te vragen wat hiervan de reden is. En of je de rest van het jaar ook verwacht minder klanten aan te trekken, of in ieder geval de achterstand niet meer in weet te lopen. De andere kant kan ook het geval zijn: jouw onderneming presteert beter dan de verwachting. Dan is de vraag; kun je het werk aan? Of zijn er investeringen in mens en/of materiaal nodig?
Zodra het helder is of de verandering tijdelijk of permanent is en wat de nieuwe forecast wordt, kun je overgaan tot actie. Houd hierbij in gedachten dat een goede CFO in het mkb nooit meteen de hand op de knip doet als het even minder gaat. Soms is het belangrijk om dan juist te investeren! Wanneer het minder gaat dan is het soms juist een goed idee om meer uit te geven aan marketing en sales. Mits het voor jouw business vruchten kan afwerpen. Zo niet, dan niet natuurlijk. Zomaar ergens euro’s tegenaan gooien heeft nooit zin. Doe het weloverwogen!
Ambities
Als ondernemer kijk je vooral naar de toekomst. Waarschijnlijk denk je al aan 2024. Maar het is ook essentieel om te weten wat er vandaag speelt. Daarom is zo’n rolling forecast – met een budget dat je monitort – ook zo handig, want je ziet altijd meteen hoe jouw onderneming ervoor staat en hoe het gesteld is met jouw ambities. Een rolling forecast kun je vergelijken met een marathon. Die loop je ook niet in één keer, maar daar train je voor. Je hebt een trainingsschema en soms gaat het minder en soms juist beter. Uiteindelijk helpt het schema om jouw doel te behalen.
Zo werkt het ook met een onderneming. Cijfers zijn de beste output voor de prestaties van jouw bedrijf. Ze zijn de aorta van je organisatie. Maak plannen, hang daar budgetten aan en werk die op gezette tijden bij. Hoe vaak jij of jouw CFO in het mkb dat doet, hangt af van de grootte van je bedrijf. Minder grote organisaties doen dit eens per kwartaal, maar ben je wat groter? Dan is het goed om een forecast maandelijks te herzien. Dit is immers de essentie van ondernemen en van groot belang voor de levensvatbaarheid van jouw onderneming!
Heb jij geen CFO in het mkb, maar kun je wel hulp gebruiken? Beter Ondernemen biedt de helpende hand met oplossingen op maat.